РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ОПРАЦЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Ділова сфера – одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між фізичними та юридичними особами.

Діяльність, що охоплює питання документування й організаційної роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій та про­фесійної діяльності, називається справочинством (або діловодством).

Опрацьовуючи певний зразок документа, студент повинен чітко усвідомлювати, як оформити документ, розташувати його реквізити, як уникнути стилістичних, граматичних та синтаксичних помилок, викорис­тати графічні скорочення тощо. Правильно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому обов’язковим елементом у формуванні вмінь і навичок майбутнього професіонала є уміння працювати з документами.

Навчальна програма, затверджена наказом МОН України, перед­бачає вивчення документації з кадрово-контрактних питань та довідково-інформаційних документів.

До документів з кадрово-контрактних питань належать резюме, харак­те­рис­тика, рекомендаційний лист, заява (види заяв), автобіо­графія, особовий листок з обліку кадрів, наказ щодо особового складу, трудова книжка, трудовий договір, контракт, трудова угода.

Довідково-інформаційні документи – це прес-реліз, повідомлення про захід, звіт, службова записка, довідка, протокол, витяг з протоколу.

Резюме – документ, у якому у стислій формі особа викладає особисті, освітні та професійні відомості про себе.

Резюме має бути детальним, але лаконічним. Кожне нове пові­домлення пишеться з абзацу.

Резюме надсилають чи подають до установи, яка оголосила вакансію. Ознайомившись із резюме, керівник установи запрошує претендента для співбесіди.

Реквізити: назва виду документа,
інформація для контакту,
прізвище, ім’я, по батькові,
текст

До інформації для контакту належать домашня адреса, телефон, електронна адреса.



Текст містить мету написання документа, відомості про освіту, інфо­р­мацію про професійний досвід, особисті дані, додаткову інформацію.

У відомостях про освіту повідомляють повне найменування усіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися, із зазначенням спе­ціальності.

Інформація про професійний досвід – це зазначення посади і місця праці (як теперішнього, так і попередніх), стаж роботи.

В особистих даних подають інформацію про дату народження, сімейний стан, національність, громадянство.

У додатковій інформації повідомляється ступінь володіння іно­земними мовами, вміння і рівень користування комп’ютером, наявність водійських прав, закордонного паспорта тощо.

Характеристика – документ, у якому подається оцінка ділових та моральних якостей працівника.

Характеристика подається на вимогу працівника або на письмовий запит певної установи чи організації (при висуванні на виборні посади, до правоохоронних та судових установ тощо).

Реквізити: назва виду документа,
анкетні дані розміщують справа або посередині у стовпчик,
текст,
дата складання,
підпис відповідальної особи,
печатка організації, що видала характеристику

Анкетні дані – це прізвище, ім’я, по батькові, посада, рік наро­джен­ня, національність, освіта. У тексті характеристики подається інформація про ділові та моральні якості: ставлення до роботи, підвищення фахового чи наукового рівня, громадська діяльність, стосунки у колективі, наго­роди, заохочення, стягнення. У висновках до тексту подаються пропозиції та рекомендації щодо працівника, а також призначення документа, наприклад: Характеристика призначена для подання до …

Рекомендаційний лист – це інформація особи, під чиїм керівницт­вом раніше працював претендент на посаду, для рекомендації на нову роботу.

Рекомендаційний лист може додаватися до резюме, або пере­да­ватися під час особистої зустрічі, у тому числі і під час співбесіди.

Мета рекомендаційного листа – переконати потенційного робото­давця в тому, що претендент представляє значний інтерес для компанії.

Бажано рекомендаційний лист скласти на фірмовому бланку, а також підтвердити підписом директора компанії або керівника кадрової служби та печаткою (в міру можливості).

Рекомендаційний лист повинен обов’язково містити мінімальні відомості про рекомендованого: термін роботи працівника в даній організації, кар’єрне зростання, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень та ін.

У рекомендаційному листі має бути чітко сформульоване те, заради чого, власне, вій і пишеться: рекомендую чи не рекомендую. Вислов­лю­ється також готовність нести певну відповідальність за рекомендовану особу.

До рекомендацій необхідно підходити з усією відповідальністю, надавати лише достовірну інформацію, оскільки доволі часто дані можуть бути перевірені, роботодавець зв’язується за вказаними координатами з особою, яка рекомендувала, і уточнює деталі.

Діловий етикет передбачає, що за рекомендацією звертаються до тих, хто справді добре знає рекомендованого, має певний авторитет і визнання у своїй галузі та готовий заручитися власним авторитетом.

Об’єктивність і правдивість рекомендації – це справа ділової честі.

Рекомендації можуть бути також негативними, якщо автор вважає, що претендент не зовсім відповідає посаді, про яку клопочеться.

Рекомендаційний лист, як правило, займає не більше однієї сторінки.

Рекомендаційний лист оформлюють на чистих аркушах А 4 з реквізитами службового листа.

Реквізити: 1-й варіант 2-й варіант
назва виду документа, назва виду документа,
дата, текст,
місце складання, дата,
адресат, підпис
текст,
відмітка про наявність до­датків (при необхідності),
підпис
печатка (необов’язково)

Заява – документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі.

За походженням заяви бувають зовнішні та внутрішні.

Серед зовнішніх заяв виділяють:

а) особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.); особиста заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику;

б) службові, які пишуться з використанням технічних засобів і мають відповідні реквізити (назва і повна поштова та юридична адреса організації чи установи, вихідний номер тощо), може адресуватися кільком посадовим особам чи організаціям.

У внутрішніх заявах викладені вище вимоги не є обов’язковими.

Розрізняють також заяви з кадрових питань (прийняття на роботу, звільнення з посади, дострокове розірвання контракту тощо).

Реквізити: адресат (назва організації чи посадової особи),
адресант (прізвище, ім’я, по батькові автора до­кумента, домашня адреса, контактний телефон),
назва виду документа,
текст,
перелік додатків із зазначенням кількості сторінок (якщо необхідно),
дата,
підпис

Текст заяви має таку структуру: прохання і обґрунтування прохання.

Автобіографія – це документ, у якому особа подає опис свого життя та діяльності.

Реквізити: назва виду документа,
текст,
дата,
підпис

У тексті автобіографії у хронологічному порядку подають ін­формацію про дату і місце народження, відомості про навчання та трудову діяльність, інформацію про громадську роботу, а також короткі відомості про склад сім’ї.

Особовий листок з обліку кадрів – обов’язковий документ, що за­пов­нюється громадянином під час зарахування його на посаду, навчання, для участі в певному конкурсі тощо.

Особовий листок з обліку кадрів містить перелік питань щодо даних працівника, його освіти, попередньої роботи, відношення до війсь­кової служби, сімейного стану тощо. Цей документ є узагальненням автобіографічних даних майбутнього працівника.

При заповненні особового листка з обліку кадрів використовуються такі документи:

- паспорт;

- трудова книжка;

- військовий квиток;

- документ про освіту (диплом, посвідчення, свідоцтво, атестат);

- документи про присвоєння вченого ступеня;

- документи про винаходи, що їх має працівник.

Особовий листок заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо без виправлень.

Наказ – це розпорядчий документ, який видається керівником уста­нови (структурного підрозділу) на виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій керівних органів, обов’язковий для виконання підлеглими.

Проект наказу створюється у відповідному структурному підрозділі (виконавцем або керівником), підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з іншими посадовими особами установи, в компетенції яких знаходиться повне або часткове вирішення питання, про яке йдеться в наказі.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання.

Реквізити: повна назва установи,
назва виду документа,
дата,
номер
заголовок до тексту,
текст,
підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прізвище)

Текст наказу складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частини.

Трудова угода – документ, що укладається між організацією та працівником, який не входить до складу цієї організації, для виконання певних видів таких робіт, які не можуть бути виконані на договірних засадах з відповідними установами чи підприємствами.

Реквізити: назва виду документа,
дата складання,
місце складання,
перелік сторін, що уклали угоду,
зміст угоди із зазначенням обов’язків виконавця і замовника,
юридичні адреси сторін,
підписи сторін,
печатка організації чи підприємства

Трудова угода укладається в кількох примірниках. Один з них видають виконавцеві, а інший зберігається в особовій справі виконавця в організації чи установі.

Контракт – правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (підприємством чи установою й працівником) про засади спільної виробничої і творчої діяльності.

Укладають у двох примірниках (по одному для кожної сторони). Про це зазначено у тексті контракту.

Реквізити: назва виду документа із стислим зазначенням його призначення,
дата,
місце укладання,
орган, що наймає працівника,
посада, прізвище, імя, по батькові того, кого наймають,
текст,
підписи сторін – укладачів контракту,
печатка, що засвідчує підпис наймача,
грифи погодження (для контрактів, що укладаються з керівником державного і муніципального під­приємства)

Структура тексту: загальні положення; функції та обов’язки керівника (фахівця); компетенція і права керівника (фахівця); формування й умови діяльності дирекції (апарату) підприємства; матеріальне та соціально-побутове забезпечення керівника (фахівця); відповідальність сторін, розв’язання суперечок; зміна і розірвання контракту; термін дії та інші умови контракту; адреси сторін та інші відомості.

Порядок укладання контрактів з працівниками незалежно від форми власності, виду діяльності та галузевої належності підприємства, уста­нови визначає «Положення про порядок укладання контрактів під час прийняття (наймання) на роботу працівників», затверджене Кабінетом Міністрів України від 19 березня 1994 р. № 170.

Трудова книжка – це документ, який засвідчує час роботи на тій чи іншій посаді та підтверджує загальний стаж для пенсійного забезпечення.

Усі операції з трудовими книжками: заповнення, видача у разі звільнення, створення дубліката, умови їх зберігання та обліку – обумовлені Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженою наказом № 58 Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоц­захисту від 29.07.1993 р. (зі змінами наказ №29 від 26.03.1996 р.).

Трудові книжки заповнюються для всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезон­них і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Трудових книжок не мають громадяни-підприємці, ті, хто вико­ристовує працю фізичних осіб на умовах найму, і ті, котрі займаються індивідуальною підприємницькою діяльністю, заснованою на приватній власності фізичної особи та виключно її праці.

Не заповнюються трудові книжки для працівників, які працюють за укладеними цивільно-правовими договорами для виконання певних обсягів робіт.

До трудової книжки на підставі наказів строго за датами вносяться дані про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну посаду, звільнення, про нагороди та заохочення. Дані про штрафи, відпустки, відрядження до трудової книжки не записують.

Трудову книжку заповнює працівник відділу кадрів або спеціально призначена особа.

Прес-реліз – документ, в якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ).

За функціональним призначенням і терміном подання відносно події прес-релізи поділяють на такі види:

- прес-реліз анонс (ознайомлення з подією);

- прес-реліз запрошення (мета – запросити на певний захід за кілька днів до його проведення);

- прес-реліз інформація (висвітлення інформації відбувається одночасно з самими подіями);

- прес-реліз резюме (підведення підсумків події, визначення перспектив на майбутнє після закінчення події).

Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливому для установи аспекті.

Щоб створити прес-реліз, який змусив би журналіста зацікавитися поданою у ньому інформацією і, як наслідок, висвітити її в пресі, доцільно використати такі рекомендації:

- скласти активний заголовок, щоб привернути увагу репортерів (заголовок має вигідно виділяти ваш прес-реліз);

- найбільш важливу частину інформації треба подати на самому початку;

- необхідно уникати незаслуженої похвали і необґрунтованих заяв (замість того, щоб про щось голослівно стверджувати, краще подати реальну, корисну інформацію);

- необхідно заінтригувати читача поданою інформацією (якщо ваш прес-реліз написано нудною і бездарною мовою, журналіст може вирішити, що інтерв’ювати вас буде нецікаво);

- не варто складати прес-реліз більш ніж на двох сторінках;

- необхідно долучити відомості про контакти (для отримання більшої кількості інформації);

- висловлюйтесь максимально просто, проте лише літературною мовою, уживання спеціальної лексики треба звести до мінімуму;

- назвіть переваги, підкресліть вигоди (економія часу і грошей, полегшення в побуті тощо);

- треба бути точним і конкретним у висловлюваннях;

- після написання тексту, його необхідно відредагувати, виправити допущені орфографічні та пунктуаційні помилки.

Реквізити: дата подання,
назва виду документа,
назва і логотип установи, яка підготувала прес-реліз,
контактна особа, номер телефону та адреса для отримання додаткової інформації,
заголовок до тексту,
текст (Що? Хто? Коли? Де? Чому? Навіщо?)

Обсяг прес-релізу – 1-2 сторінки друкованого тексту.

Заголовок – інтригуючий, такий, що викликає зацікавлення.

У самому тексті не рекомендується вживати жаргонізмів, скорочень (окрім загальноприйнятих), вузьконаукових термінів та малозрозумілих слів.

Повідомлення про захід – це різновид службового листа, в якому викладено запрошення взяти участь в якійсь нараді, конференції, зборах.

Реквізити: дата і час засідання,
місце засідання,
його назва (тематика),
порядок денний,
прізвища доповідачів з кожного питання,
прізвище й телефон відповідальної особи,
спосіб проїзду до місця засідання

Повідомлення підписує голова колегіального органу або керівник установи.

Звіт – документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання певної роботи.

Звіти поділяють на статистичні (цифрові), які оформляють на бланках, та текстові, які оформляють на стандартних аркушах паперу за встановленою формою.

Мета звіту – вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне та негативне, зробити висновки, окреслити перспективи.

Після назви виду документа подаються відомості про те, яка організація чи установа звітує, за який період, за який вид роботи.

У тексті інформація викладається послідовно, відповідно до пунктів виконання запланованих завдань. У кінці звіту необхідно пояснити причини невиконання окремих завдань і вказати термін їх виконання.

Реквізити: гриф затвердження (залежно від виду звіту),
назва виду документа,
період, за який складається звіт,
назва установи,
текст,
дата складання звіту,
підпис,
печатка (якщо необхідно)

Доповідна записка– документ, адресований керівникові певної установи (тієї, де працює автор записки, або вищої) з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з відповідними висновками та пропозиціями.

Доповідні записки щодо змісту поділяються на звітні, інформаційні, ініціативні.

Доповідні записки пишуть як від руки, так і друкують.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зов­нішню оформляють на гербовому бланку установи, організації чи підприємства з підписом керівника.

Реквізити: адресат (прізвище та ініціали посадової особи і назва посади),
назва виду документа,
заголовок до тексту (стислий зміст тексту),
текст,
додаток (якщо є),
дата,
підпис

Пояснювальна записка – документ, у якому викладають зміст певних положень основного документа або пояснюють причини певного факту, вчинку, події.

Пояснювальні записки поділяють на службові та особисті. Текст службової пояснювальної записки відтворюється на бланку.

Реквізити: адресат (прізвище та ініціали посадової особи і назва посади),
назва виду документа,
заголовок до тексту (у службовій пояснювальній записці),
текст,
додаток (якщо є),
дата,
підпис

Довідка – документ, що містить опис та підтвердження тих чи ін­ших фактів чи подій. Належить до довідково-інформаційних документів.

Довідки бувають службові та особисті. Для особистих довідок використовують бланки установи чи підприємства, у яких заповнюють тільки змінні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Реквізити: назва відомства, у підпорядкуванні якого є установа,
назва установи (автора документа),
назва виду документа,
номер,
дата
місце укладання,
текст,
підписи,
печатка

Зміст тексту службової довідки – інформація про факти та події службового характеру. Оформляється на спеціально створеному в установі бланку, або на гербовому бланку установи, чи на звичайному аркуші паперу.

Текст довідки особистого характеру доцільно починати з подання у називному відмінку прізвища. Імені та по батькові особи, про яку подаються відомості.

Протокол – документ, в якому фіксується рішення колегіальних органів, а також місце, час і мета проведення зборів, засідань, нарад тощо. У протоколі також зазначаються склад присутніх, зміст доповідей, заслуханих виступів та ухвали з обговорених питань.

Проколи поділяють на:

- стислі (фіксуються тільки ухвали);

- повні (містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад чи засідань);

- стенографічні, де усні виступи записані дослівно.

Протокол веде секретар зборів.

Назва зборів чи засідання формулюється у родовому відмінку і друкується під назвою виду документа та порядковим номером протоколу посередині.

Текст протоколу складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ (пишемо великими літерами з нового рядка, після кожної позиції ставимо двокрапку).

Підписують протокол голова зборів (чи керівник відділу) та секретар зборів.

Реквізити: назва виду документа,
порядковий номер протоколу,
назва зборів чи засідання,
назва установи, організації,
дата,
місце проведення зборів,
кількісний склад учасників (якщо учасників багато, необхідно вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист),
посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конфе­ренцій, нарад (голови, секретаря, членів президії),
порядок денний,
текст,
перелік додатків із зазначенням кількості сторінок,
підписи

Витяг з протоколу – це копія частини протоколу, що стосується розгляду одного окремого питання.

На основі одного протоколу можна скласти стільки витягів, скільки питань розглядалося у порядку денному зборів.

Витяг з протоколу надсилається або передається окремим посадовим особам (установам).

Реквізити: назва виду документа,
номер (той самий, що й у протоколі),
назва заходу, засідання, наради,
назва відділу, організації, установи,
дата,
місце проведення зборів,
пункт порядку денного окремого питання,
частина тексту з цього питання (ухвала),
підписи голови й секретаря з позначкою „Оригінал підписали”


9157963372943739.html
9158002541449649.html
    PR.RU™